廖國明老師~EZ的專案管理

        談完了專案的立案程序，接下去就是專案正式起跑(Kick off)，進入到專案管理的程序。專案管理的第一個步驟→專案規劃，今天就來談談規劃的重點。

        專案規劃有幾個主要的步驟，分別是目標訂定、業務分析(WBS)、工時評估、任務分派、時程規劃、預算規劃及風險評估。就各項活動細述如下：

        目標訂定：專案規劃的首要工作為目標確定。目標決定活動的方向、作為資源與損益評估的依據。在設定目標活動中，專案經理必須明確專案的範疇、制訂專案的規格、評估專案的可能變數、思考完成專案的最佳策略、並製作事業計畫書等等。目標訂定的IPO(Input Process Output)如下：

        Input ：專案需求、環境因素、技術能力、可用資源及限制條件

        Process： 專案規劃、沙盤演練、效益評估

        Output：  專案目標、明確的方案、專案管理模式、組織運作架構、細部規畫方案 

        專案目標的設定，SMART原則應該是一個最好的指導原則，簡述如下：

        Specific：具體的，專案目標要很具體，忌諱模糊不清，因為不夠具體的專案，無從準確的評估資源需求、及事業效益

        Measurable：可衡量的，目標的評估，以量化指標為佳，因為可以客觀與科學的評估績效

        Action：行動派，專案是一種起而行，而非坐而言的管理系統，所以好的目標會看到一股往前衝的力量，朝目標前進

        Realistic：現實的，專案也要考慮現實條件，而非只是天馬行空的想法。常有人以遠景當口號，把遠景當成神主牌了。其實這些都是以偏概全，擴大解釋了遠景的無限性。遠景有其基本要件，企劃有其侷限性，企圖心雖重要，現實的條件卻不可忽視

        Time：明確的，明確的期限，可以讓專案的進程得以有效監測，也可以在限制條件下進行策略活動，以利完成一份不易完成的任務。

        目標，是經營的方向，是一切管理活動的交通指示，必須謹慎。於孫子兵法上始計篇有談到：「廟算：較之以計，而索其情」，套句現代的管理術語就是：「計畫 = 量化 + 評估」，就是計畫的精髓所在。作戰前，重要人物，集合到廟堂，算計算計，在充分的掌握到各種情境後，以此作為策略規劃依據的重要素材。要量化就必須收集足夠的數據與資料，評估也必須有明確的指標，這些都有賴於一個明確的專案目標。範疇，決定專案的規模與必須採取的有效策略，KPI(Key Performance Indicator)讓專案變得有生命與價值，也更能夠客觀的作為績效評估的依據。　<已授權轉貼>