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2008-03-28 15:31 EZ學習 Fun輕鬆
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一個主動積極的部屬，若能在事前擬定清楚議題，在會前與各主管有一互動，如此便能提升會議成效，皆大歡喜！
在企業中許多會議時常面臨：會而不議、議而不決、決而不行的窘境．因此會議的召開就成為大家的夢靨，不但無法達到效果，還浪費不少時間成本。
以高階主管十人每人每月平均十萬月薪，每週會議二小時，一年所支出的會議人事成本大約新台幣四十五萬元。
通常開會的目的，上司希望的是達成目標，而一個主動積極的部屬，若能在事前擬定清楚的議題，發送至各單位主管處，在會前與各主管有一個簡單的互動，並在事前將溝通結果讓上司了解．如此對於比較棘手的議題，主管就可以事先察覺，而預作準備或評估其它可行方案。
經常在有效的溝通之後，因為與會者事先了解狀況，會議上容易呈現出較平和的態度，更重要的是主席就著蒐集來的資訊可以針對重點一一再作討論，更容易達到共識．縮短會議時間，提升會議成效，皆大歡喜不是？！
小秘密：部屬與上司的角色不同，若扮演的好，就成為承上啟下的最佳潤滑劑呢！
現在要做的『事』：會議溝通技巧
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了解會議目的 |
與上司充份溝通，並了解上司期望的結果 |
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了解與會者的心聲 |
和與會人員充份溝通，了解各部門立場及看法 |
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整合上下意見異同處 |
將兩方觀念彙整，並找出歧見處的問題所在 |
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與上司二度溝通 |
將整合後的內容，以書面讓主管了解並裁示 |
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若有難解問題 |
發揮協調功能，讓大家充分了解會議結論可能產生不同結果 |
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繕寫議程 |
依照整合後的方向擬定，目的要全員達到共識 |
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會議結束 |
若有好結果，恭禧你！溝通高手！又多了一個磨練的好機會。 |
※ 小叮嚀：
溝通的目的一在闡述二在說服，重要的是一定要站在客觀的立場不能偏頗，否則既使達到目的，也不代表就是一個溝通能手。
轉載於尤訢芯老師部落格 尤老師的職場健康加油站